Återkoppling mellan kollegor kan lyfta både arbetet och stämningen. Samma samtal kan också skapa irritation som ligger kvar i veckor. Skillnaden ligger ofta i hur orden väljs, när samtalet tas och vad som händer efteråt.
På de flesta arbetsplatser uppstår situationer där någon behöver säga något obekvämt till en kollega. Det kan gälla en rapport som kom in sent, ett ton i ett möte eller en arbetsuppgift som blev halvfärdig. Om ingen säger något växer frustrationen i det tysta, och då ökar risken för att små irritationsmoment blir till öppna konflikter med kollegor som tar betydligt mer energi att reda ut.
En fungerande feedbackkultur handlar därför om förebyggande arbete. När återkoppling är en naturlig del av vardagen blir den mindre laddad, och det blir lättare både att ge och att ta emot den.
Var konkret och håll dig till det som hänt
Allmänna omdömen som ”du är alltid sen” eller ”du lyssnar aldrig” uppfattas lätt som angrepp på personen. Den som tar emot sådan kritik går ofta i försvar, och samtalet hamnar i en diskussion om huruvida det verkligen stämmer. Ett mer användbart sätt är att beskriva en specifik situation, vad som hände och vilken effekt det fick.
Ett exempel kan låta så här: ”I måndags kom underlaget två timmar efter deadline, och då hann jag inte granska det innan kunden fick det.” Formuleringen beskriver ett beteende och en följd, utan att sätta etiketter på kollegan. Det öppnar för ett samtal om lösningar i stället för skuld.
Välj rätt tillfälle
Timing påverkar hur budskapet tas emot. Kritik inför andra upplevs ofta som förödmjukande, även när den är sakligt formulerad. Ett kort samtal på tu man hand fungerar oftast bättre. Det lönar sig också att vänta tills den värsta irritationen har lagt sig, men inte så länge att situationen hunnit glömmas bort.
Lyssna lika mycket som du talar
Feedback är ett samtal, inte en monolog. Kollegan kan ha information som förändrar bilden, till exempel att en annan chef lagt till uppgifter eller att ett system krånglade. Aktivt lyssnande innebär att ställa öppna frågor, låta den andra tala klart och återge det man uppfattat innan man går vidare.
- Fråga hur kollegan ser på situationen.
- Bekräfta det du hör innan du ger ditt eget perspektiv.
- Undvik att planera nästa argument medan den andra pratar.
Ta emot återkoppling på samma villkor
Den som själv ger feedback behöver också kunna ta emot den. Att tacka för synpunkter, ställa klargörande frågor och avstå från att genast försvara sig skickar en tydlig signal om att återkoppling är välkommen åt båda håll. Chefer och erfarna medarbetare har här ett särskilt ansvar, eftersom andra ofta tar efter deras beteende.
Följ upp och gör det till en vana
Ett samtal löser sällan allt på en gång. En kort uppföljning efter någon vecka visar att frågan tas på allvar och ger chans att justera det som inte fungerat. Uppföljningen kan också vara ett tillfälle att ge positiv återkoppling när något faktiskt har förbättrats.
Arbetsplatser som regelbundet avsätter tid för återkoppling, till exempel i slutet av ett projekt eller vid återkommande avstämningar, gör det enklare att ta upp även känsliga frågor. När alla vet att det finns ett naturligt forum behöver ingen samla på sig irritation tills den brister. En praktisk start är att efter nästa avslutade uppgift låta varje deltagare nämna en sak som fungerade och en sak som kan göras annorlunda nästa gång.
