Omfattande administration leder till höga kostnader och en ineffektiv arbetsplats. De anställda måste ägna tid åt att skriva upp, samla in och leta efter uppgifter istället för att fokusera på sina riktiga arbetsuppgifter.
Genom att investera i ett administrationssystem sparar företag både tid och pengar och medarbetarna blir dessutom på bättre humör när de slipper ägna sig åt administrativa sysslor. Lönehanteringen är ett av de områden som lätt kan svälla till en stor administrationsbubbla. Det beror på att löner berör alla medarbetare på arbetsplatsen. Istället för att rapportera in arbetad tid och frånvaro via ett mejl eller en blankett finns det smarta och enkla administrationssystem som underlättar. Fördelar med ett effektivt administrationssystem är:
- Tidsbesparing
- Minskad frustration hos de anställda
- Kostnadsbesparing
Så minskas administrationen på jobbet
Första steget till att minska administration och effektivisera arbetsplatsen är att att se över hur hanteringen fungerar idag. Som exempel har många företag en lönehantering som kräver mycket administration. På en del företag rapporterar de anställda sin frånvaro och arbetade tid via ett mejl. Risken är stor att det uppstår oklarheter och felaktigheter med ett sådant system. I samband med den årliga revisionen brukar revisorerna även ställa krav på att det finns tydlig dokumentation på lönerapportering och att det ska gå att se att respektive chef har godkänt den anställdas rapportering. Genom att använda ett administrationssystem där eventuell frånvaro och restid rapporteras in och sedan skickas till chefen och löneadministratören säkerställs dokumentationen och risken för fel minskar.
En annan stor fördel med ett administrativt system är att pappersarbetet minskar. Om tidrapportering skett via blanketter eller via mejl som skrivs ut och arkiveras kommer kontoret att kännas betydligt mer luftigt och välstädat utan pappershögar och pärmar som trängs i skåpen. Ytterligare en fördel är att inte känsliga löneuppgifter riskerar att komma i orätta händer när det finns papper som ligger framme på borden eller ett mejl som kanske råkar skickas fel.
Innan ett nytt administrationssystem ska implementeras är det viktigt att alla medarbetare får chansen till en ordentlig utbildning av det nya systemet. I början kan det vara vissa som är motsträviga och tycker att det var bättre förr men med tiden kommer systemet att ge stora fördelar även för de som var tveksamma i början.